Novell Inc.'s solution used Metastorm BPM to connect 1,500 staff at all levels  from  the Finance Department, Human Resources department, IT technicians and  security  technicians.

Novell, Inc. (Nasdaq: NOVL) is the leading provider of Net business solutions  designed to  secure and power the networked world. Novell and its eServices  division, Cambridge  Technology Partners, help organizations solve complex  business  challenges, simplify their  systems and processes, and capture new  opportunities  with one Net solutions. Novell  provides worldwide channel,  consulting, education  and developer programs to support its  offerings.

The first day on the job: filling out forms for Human Resources, reading manuals  and  company collateral, and perhaps figuring out the directory and email system.  Not  exactly a productive start, and one that costs that company a lot of time  and  money. In fact, it often takes up to four weeks for new staff to get fully  acclimatised when factoring in the processes for getting set up with an office,  network account, email, telephone and pager, computer, business cards, badge,  security access and car parking spaces.

These workforce management issues are a top challenge according to three of  five  CEOs in the Corporate Executive Board's New HR Executive survey).  Management of  these issues was something Novell aimed to master. Viewing its  employees as  internal customers, Novell sought to automate and streamline the  "provisioning" of  employees. This would make recruitment more efficient, and it  would help attract  the right candidates.

There were several point solutions on the market, but the Business Process  Management (BPM) platform from Metastorm enabled Novell to build applications  for  each specific workforce issue, and to integrate them together across an  enterprise.  This approach would allow the company to reduce the delay between  the signing of  a new employee and the time when they have the tools they  require.

Among the approximately 100 processes that required automation with  Metastorm's  software were:

• Job requisition
• Offer approval
• Offer acceptance
• Background check
• Account creation on employee directory
• Desktop phone installation
• Security account creation

Novell's solution used Metastorm BPM to connect 1,500 staff at all levels from  the  finance and Human Resources department, to IT and security technicians.  And it  integrated seamlessly with the corporate directory, Peoplesoft, Oracle  database,  Groupwise and all the other systems and applications involved.

With the Metastorm BPM based system, it takes less than a day for a new  employee  to become fully set up in their working environment at Novell. The  process begins  even before their arrival: once an offer is accepted, the individual  can access  Novell's online training system to become familiar with the company's  culture, and  the systems and applications they will need.

Moreover, Metastorm BPM links directly to the PBX system, so an account is  created  and the phone switched on automatically. Requests for a security  account is sent  direct to the appropriate outsourced firm so that badges are  made, and all codes,  passwords and levels of access are recorded and logged in  the central directory.

And there's the corollary: for employees who leave, Novell uses Metastorm BPM  to  enhance automatic access to a person's assets, data security and access  privileges.

In the days of manual processing, Novell spent more than $3,000 per person with  employee provisioning. By automating such a manual process, the HR department  has saved approximately $237,000. It has also cut the amount of new hire data  entry by 87%, minimizing the risk of error and work duplication. Total return with  the  new system: more than $4 million over the course of a year.

In the IT department alone, savings are estimated at around $1.5 million. Help  desk  calls have dropped by 35% as people no longer lose passwords or find  themselves  without a security code, which has freed up over half the staff for  other tasks. And  with the automation in the telecommunications department,  there is an 85%  reduction in workload relating to new hire activity.

"We really see this as just the tip of the iceberg, in terms of return," said Dave  Preece, ISIT director at Novell. "Metastorm BPM gives us a platform to keep  building  applications where we want to automate paper-based procedures, and  allows us to  keep saving money. The platform is flexible enough to give us  lenience in developing  processes after they have gone live, which is core to its  success in this and future  projects at Novell, as things never stay the same for  long."