Process Mapping designed and helped build a wizard interface for the Flexirent  call  centre staff to replace two linked data capture systems.   

Flexirent Capital Pty Ltd is the market leader in Australia and New Zealand within  the  "small  ticket" leasing and rental finance sector for computer equipment and  office  technology.

It provides commercial rental agreements for fixed term rental finance to  customers  using  the equipment mainly for business use, or consumer rental  agreements for  people using the  equipment at home for personal use. It has also  branched into non  IT related equipment by  providing leasing and rental programs  for electrical  appliances primarily for home users and  for selected commercial and  industrial items  of equipment.

The company is wholly Australian owned and employs around 300 people in  Australia  and  New Zealand.

Flexirent's vision is to be a vibrant and respected company that is a leading  provider  of small ticket finance. It seeks to be recognised as the best company  that its  customers, employees and business partners have experienced. To offer  a service  delivery and customer experience that results in spontaneous customer  endorsement  and repeat custom.

An aging and intricate data capture system for new customer deals to feed into  their Contract Management. This was becoming difficult to maintain or add new  Products to, and Flexirent was swiftly outgrowing their capacity as the company  expanded.

There was also a requirement for a customer centric view of all contract data to  allow Flexirent to deliver their promise of service delivery, and at the same time  gain  repeat customers.

To build a maintainable dynamic wizard interface for call centre staff to replace  two  linked data capture systems currently in use.

We built one portion of the replacement system to run alongside the two existing  systems without affecting them. The replacement system accomodated incoming  faxes which had previously been managed by email / hard copy, and allowed  simple  'one step' faxing of responses to replace an awkward multi-step faxing.  The process  incorporates a number of configurable business rules which  effectively lead call  centre staff rapidly along the appropriate track according to  data entered. The  system continually saves a great deal of processing time and  paper management,  both of which have created significant savings and  increased customer satisfaction.  The training time required for new staff has also  been vastly reduced, along with the  error rate of data capture. The system  proved the effectiveness of Metastorm BPM  in this role, and after training,  Flexirent's internal resources have since developed  most of the rest of the whole  system in Metastorm BPM, adding many more benefits  along the way. In addition  there are a number of related systems being designed and  implemented to  provide a fully featured CRM system.