Using Metastorm BPM for its Job Management system, Bay Building has been able to  manage over 25,000 jobs.

Bay Building Services was established in 1982 by Michael Malherbe. Now the largest  insurance building company in  Victoria, Bay Building Services is based in South  Melbourne  with operations in Box Hill, Geelong, Traralgon and now  Innisfail (Qld).

Delivering building repair solutions to damaged domestic and commercial properties,  Bay  Building Services works  directly with Australia's leading insurance and loss  adjusting  companies.

Bay Building Services deliver excellence in building repairs and pride themselves on  their  knowledge and expertise in  the industry, and the professionalism and courtesy  of their  Claim Management team.

The company provides building repair contract management for major insurers in  Australia and the scale of its  business is dependant on the number of insurance  claims processed by insurers. With the greatest cause of building  damages being due  to weather - predominantly wind and rain storms - Bay Building's business volume can  fluctuate  between hundreds of claims per month to hundreds of claims per day. As a  result, managing high quality service  levels and controlling costs when business  demand varies by as much as 3000% proved to be a significant challenge  for the  company.

Bay Building Services needed a solution that would structure and standardise its  processes. It needed to be easy to  use, automated, have a centralised claim  repository and to provide management reporting.

Bay Building Services contacted one of their trusted suppliers and Metastorm partner,  MOTS Consulting, and in  conjunction with Process Mapping, they designed and  developed an integrated web-based system based on  Metastorm BPM to help the  company manage the following:

• Registration of all new Jobs
• Quote Management Process - including scheduling site visits, budget and  quote development, user  acceptance and supporting documentation
• Trade Allocation and Management of over 450 Trade Resources
• Invoice Creation and Payment Management
• Correspondence Register - linking all job related documentation, e-mails,  phones calls, and faxes within the  Job folder
• Register of Company and Contacts details for all Insurance Companies,  Adjusters, Suppliers and Contract  Staff
• Suite of Management Reports and ad Hoc Query tools

Interfaces to Finance System, e-mail and corporate merge documents.

Using Metastorm BPM for its Job Management system, Bay Building has been able to  manage over 25,000 jobs  ranging from two-hour site reports to million-dollar fire  restoration projects in the past few years. Metastorm BPM  has proven to be flexible  and the system has evolved to meet the needs of three new remote offices, two  new lines  of business and the challenge of meeting the Service Level demands  associated with processing insurance claims for  over 50 major Insurance and Loss  Adjusting companies.

By using Metastorm BPM, the company reports significant results including:

• A reduction in labour costs due to process automation
• A major increase in activity with minimal increase in Call Centre staff levels
• The ability to provide, measure and manage the KPIs of personnel and to  embed agreed upon Service Level  Agreement metrics within the process.
• The enablement of rapid deployment of new call centre staff to meet  customer demands.
• An improved service levels to customers - insurance providers and their  customers.
• Management visibility of work in progress.
• Central archiving of job registration data, contracts, quotes,  correspondence and invoices.