We recently designed and developed a Container Management procedure in  Metastorm BPM for BHP Billiton, a major  multinational resources organisation.

BHP Billiton is the world's largest diversified resources company. They are  distinguished from  other resources  companies by their deep inventory of growth  projects, their customer- focussed marketing, their diversification  across countries,  commodities and markets and  their Petroleum business

We designed and developed a Container Management procedure in Metastorm BPM  for BHP  Billiton, a major  multinational resource organisation. Phase I of the project  incorporated the  design and build of a solution to capture  and manage Shipment  Requests (from SAP  generated Orders), and included comprehensive Container  Management,  Land  transportation and Shipping logistics functionality.

BHP Billiton's logistics control system was designed and implemented to manage  Shipment Requests, Container  Management, Shipping Documentation Verification and  Shipment Control Logistics Processing. The application was  functionally diverse with  numerous "touch points" but the development platform on which the solution had  been built  was inflexible making it difficult to change and streamline further.

Managing both internal and external user response and escalation relied primarily on  eMail triggers. The application  also had an unintuitive user interface, limited  scalability, and lacked robust audit trails and realtime status reporting  functionality.

The ability to update Shipment Request details from the beginning to end of the  process without affecting the  overall process flow whilst incorporating the  assignment, pickup, delivery, filling and shipping of Containers around  the world with  very tight security and compliance controls associated with customs, ports and  shipping authorities  required a robust database design as a starting point to address  both flexibility and performance expectations across  a diverse internal/external user  group.

Process Mapping embarked on a 'proof of concept' designing a new database schema  (from the original non English  metadata) whilst retaining the existing system's core  functionality. Process Mapping's BPM development approach  was based on modular  design to streamline ongoing maintenance and future enhancements that would be  required.  The ability for users to see via To Do or Watch lists, the status of all  Shipment Requests together will all related  paperwork and shipping documentation  including container photos and a detail audit trail will provide improved  collaboration  between diverse user groups.

The final solution will integrate with BHP Billiton's SAP system through the 'Metastorm  EPO Connector for SAP' (from  EPO Consulting www.epoconsulting.com) with  Metastorm BPM importing Shipment Request orders from SAP  automatically and  providing comprehensive Container Management and shipment logistics functionality.  Some of the  core Container management functionality implemented in Phase I  includes the ability to move Containers that have  an 'on hold' status between  orders, provide a comprehensive audit trail and 'at a glace' access to documentation  required by port authorities and shipping lines

• Move Containers on hold between Orders
• Container Availability and Filling Date Planning
• Container Reassignment
• Filling Quantities Update
• Container Pickup Planning
• Detailed Container Inspection (individual and bulk processing)
• Identification with automated notification to relevant users of Container  inspection remarks
• Recording Container pickup/loading delays
• Container Loading and transportation
• Container Filling (individual and bulk processing)
• Upload of Container photos (both empty and full) to related Orders  (individual and bulk processing)
• Containers transportation port arrival and shipping logistics

Phase II of the project will include full integration with the organisation's SAP/GSAP  implementation as well as  information exchange through EDI to and from the various  Shipping lines.